Konsep Design Thinking (Emphatize-Define-Ideate-Prototype-Test)

Design Thinking adalah sebuah konsep terarah dalam berfikir dan menghasilkan keputusan. Konsep design thinking meliputi: emphatize-define-ideate-prototype-test. Penjelasan singkat akan kami keep karena ini termasuk materi tertutup training dan berikut contoh pekerjaan yang pernah kami lakukan sendiri:

Tahapan design thinker yang dilakukan peneliti tersebut sebagai berikut:

• Emphatize

Peneliti melakukan survey lapangan dan menemukan banyak masyarakat pinggiran menengah kebawah memiliki gejala sakit seperti pucat, layu, kurang bergairah

• Define

Peneliti kemudian mencoba menemukan permasalahan yang ada dan setelah digali gejala yang mirip seperti itu adalah anemia yaitu kekurangan zat besi.

• Ideate

Peneliti melakukan studi ilmiah dengan browse jurnal untuk mencari alternatif pengganti zat besi selain dari makanan dan ditemukan adalah besi dari leburan pasir silika. Di pasaran logam besi umumnya berbentuk kotak dan warna gelap

• Prototype

Zat besi yang diperlukan tubuh bisa berasal dari logam besi sehingga mulailah penggunaan logam besi untuk menyelesaikan permasalahan anemia

• Test

Peneliti mencoba menawarkan besi bentuk kotak warna gelap kepada masyarakat untuk menambahkan ketika dimasak, namun masyarakat takut akan korosi membahayakan kesehatan dan mengurangi rasa makanan sehingga logam besi yang dibagikan tadi tidak dipakai dan ditaruh sembarangan begitu saja.

Peneliti Kembali ke tahap prototype untuk menyusun ulang bentuk. Peneliti mencoba beberapa bentuk sampai puluhan dan tetap ditolak masyarakat.

Peneliti tidak kehabisa ide, dia mencoba mengamati perilaku masyarakat yang senang pada ikan bahkan disakralkan sehingga diakhir peneliti memutuskan untuk membentuk logam besi menjadi bentuk ikan

Peneliti Kembali ke tahap test, yaitu mencoba membagi ke masyarakat dan diterima

Bagaimana kita dapat meningkatkan kolaborasi di tempat kerja?

Tahap yang dilakukan pertama adalah emphatize yaitu kami harus seolah-olah menjadi customer

Penentuan segmen customer, sebagai berikut:

1. Posisi kami di: bidang enjiniring
2. Customer/user yang memakai output enjiniring diambil 2 yaitu: bidang O&M dan bidang niaga

Pemetaan hasil wawancara sebagai berikut:

Tools berfikir kreatif yang kami lakukan untuk menggali ide menyelesaikan permasalahan bidang O&M adalah:

Combine

Beberapa pekerjaan ada yang saling beririsan dan saling terkait antara bidang O&M dan enjiniring, sehingga memerlukan evaluasi kembali seberapa besar workload setiap personil di masing-masing bidang. Setelah itu, mengevaluasi kembali alur transaksi data dan pekerjaan sehingga ketika terdapat penugasan maka akan diketahui estimasi waktu yang dibutuhkan. Pekerjaan enjiniring berkaitan dengan resiko teknik sehingga setiap personil harus mendapatkan sertifikasi keahlian untuk mendukung kepercayaan terhadap customer. Berikut ide-ide yang bisa kami sampaikan:

• Masing-masing asman (O&M dan enjiniring) mendata keahlian dan sertifikasi bawahannya (I)
• Setiap personil masing-masing bidang memberikan estimasi pekerjaan setiap tugas identik yang pernah dikerjakan (II)
• Setiap personil masing-masing bidang menulis contact yang bisa cepat dihubungi bila terjadi tugas dan bisa dipertanggungjawabkan (III)
• Masing-masing bidang bertukar data yang telah dikumpulkan (IV)
• Manajer masing-masing bidang menjelaskan alur bisnis komunikasi, kontrak, pengalaman keluhan customer, pengalaman menyelesaikan pekerjaan, kendala selama mengerjakan dll ke semua personil O&M dan enjiniring supaya tahu lingkup masing-masing (V)
• Setiap personil mengusulkan kebutuhan sertifikasi apa saja untuk mendukung tercapainya bisa bersaing dengan competitor (VI)

Re-arrange

Jalur komunikasi antara bidang O&M dengan enjiniring by office automation (OA) antara manager atau asman sehingga untuk penugasan ke bawahan tergantung pada cepatnya atasan membuka OA dan mendelegasikan. Kami mencoba mengurutkan proses dari paling belakang ke depan berdasarkan pengalaman kami sebagai user terbelakang yang mengerjakan tugas, berikut ide yang bisa kami sampaikan?

• Selain OA, bidang O&M bisa langsung menggunakan media lain misalnya WA chat ke manager atau asman enjiniring atau ke personil langsung yang dituju (VII)
• Sebaiknya sebelum mengirim OA, didiskusikan terlebih dahulu dengan user yang memiliki kompetensi tersebut sehingga sasaran personil, waktu estimasi dan proses yang dilakukan bisa lebih optimal (VIII)
• Ketika bidang enjiniring membutuhkan data ketika mengerjakan setengah jalan sebaiknya bidang O&M juga cepat memberikan karena cepat tidaknya penyelesaian merupakan saling sinergi antara 2 bidang (IX)

Matriks Pemilihan Ide Terbaik untuk Bidang O&M

Scoring beberapa ide untuk bidang enjiniring ke bidang O&M yang berpengaruh terhadap aspek yang diberikan sebagai berikut:

Berdasarkan matriks prioritas dan scoring pembobotan tsb disimpulkan bahwa urutan ide dengan kriteria mudah dilakukan, penting dan memiliki pengaruh besar yang harus dilakukan enjiniring terhadap bidang O&M sebagai berikut:

• Masing-masing bidang bertukar data yang telah dikumpulkan (IV)
• Setiap personil masing-masing bidang menulis contact yang bisa cepat dihubungi bila terjadi tugas dan bisa dipertanggungjawabkan (III)
• Selain OA, bidang O&M bisa langsung menggunakan media lain misalnya WA chat ke manager atau asman enjiniring atau ke personil langsung yang dituju (VII)

Tools berfikir kreatif yang kami lakukan untuk menggali ide menyelesaikan permasalahan bidang niaga adalah:

Adapt

Bidang niaga dalam ekspansi pasar memerlukan analisis yang kuat tentang persaingan pasar, strategi tender dan jalinan kuat dengan para customer. Personil niaga ini kebanyakan bukan orang teknik atau orang yang pernah bergelut ke bidang teknik, sehingga dalam proses pekerjaan banyak melibatkan bidang lain terutama adalah enjiniring. Seringkali niaga gagal dalam tender atau penugasan untuk beralih ke green energy karena beberapa hal, kami selaku enjiniring mencoba menggali ide-ide agar bisnis perusahaan bisa berkembang sebagai berikut:

• Belajar dari competitor, ketika penawaran proyek maka CV yang diperlihatkan adalah keahlian personil yang diakui nasional maupun internasional sehingga enjiniring agar mampu bersaing sebagai sales technical support seperti tsb harus mendapatkan sertifikasi keahlian teknik (I)
• Terbuka/membuka wawasan dengan fluktuatif harga pasar, enjiniring dan niaga harus mampu menganalisis dan forecasting tentang pasar dan jika diperlukan ada sertifikasi khusus dalam memperkirakan biaya per item pekerjaan (II)
• Pasar global sudah mulai merambah ke green energy, sehingga sebelum melakukan penawaran menyiapkan terlebih dahulu core competency personil terutama enjiniring dengan mengikutkan training dan sertifikasi dengan tema green energy (III)

Modify

Pada umumnya, competitor dalam menawarkan pekerjaan ke customer terperinci mulai dari biaya personil, biaya alat dan uji, biaya bahan dan biaya enjiniring dan comisioning. Kelemahan niaga dan kami selaku enjiniring adalah untuk detail harga kurang bisa melakukan perincian, sehingga dengan adanya hal tersebut kami mencoba menggali ide-ide sebagai berikut:

• Melakukan strategi modifikasi, dimana niaga harus menerapkan konsep biaya enjiniring free untuk proyek tahap awal sehingga ketika customer sudah puas maka akan dikaji ulang untuk detail pekerjaannya (IV)
• Bidang enjiniring yang dahulu harus menunggu info pasar dari niaga, sekarang enjiniring juga harus bisa merangkap sebagai sales technical support dan mencari tahu perkembangan pasar global sehingga bisa menentukan kebutuhan teknis apa misalnya training dan sertifikasi green energy (V)
• Enjiniring yang dahulu mengerjakan semua bidang yang ditugaskan, sekarang dibuat focus per sasaran utama misalnya divisi green energy, divisi sales technical support dan lain-lain (VI)

Matriks Pemilihan Ide Terbaik untuk Bidang Niaga

Scoring beberapa ide untuk bidang enjiniring ke bidang niaga yang berpengaruh terhadap aspek yang diberikan

Berdasarkan matriks prioritas dan scoring pembobotan disimpulkan bahwa urutan ide dengan kriteria mudah dilakukan, penting dan memiliki pengaruh besar yang harus dilakukan enjiniring terhadap bidang niaga sebagai berikut:

• Belajar dari competitor, ketika penawaran proyek maka CV yang diperlihatkan adalah keahlian personil yang diakui nasional maupun internasional sehingga enjiniring agar mampu bersaing sebagai sales technical support seperti tsb harus mendapatkan sertifikasi keahlian teknik (I)
• Melakukan strategi modifikasi, dimana niaga harus menerapkan konsep biaya enjiniring free untuk proyek tahap awal sehingga ketika customer sudah puas maka akan dikaji ulang untuk detail pekerjaannya (IV)
• Terbuka/membuka wawasan dengan fluktuatif harga pasar, enjiniring dan niaga harus mampu menganalisis dan forecasting tentang pasar dan jika diperlukan ada sertifikasi khusus dalam memperkirakan biaya per item pekerjaan (II)

Test terhadap Bidang O&M

Daftar Asumsi:

• Bidang O&M adalah asisten manajer (Asman) yang berkecimpung dengan keluhan customer
• Asman O&M tiap hari melakukan monitoring operasi & pemeliharaan unit PLTU yang dikelola
• Asman O&M adalah tempat yang dituju oleh teman-teman unit PLTU ketika ada permasalahan
• Asman O&M tempat berkumpulnya semua data permasalahan
• Asman O&M yang melakukan transaksi data ke bidang lain (technical support) seperti enjiniring untuk penyelesaian permasalahan
• Asman O&M memiliki keluhan seperti banyaknya prosedur yang dijalani sehingga kurang lincah bergerak menyelesaikan masalah dan juga mengeluh terhadap kinerja enjiniring yang kurang on-time ketika ada keluhan dari customer

Daftar Pertanyaan ke Asman O&M sebagai pengumpul informasi dan Asman Enjiniring sebagai eksekutor:

• Apakah jobdesk yang anda kerjakan sekarang sesuai KPI yang telah diberikan?
• Apakah anda merasa workload harian di bidang O&M/enjiniring terlalu besar?
• Seberapa sering keluhan pelanggan rata-rata per bulan?;  Seberapa sering penugasan masalah dari bidang O&M ke enjiniring rata-rata per bulan?,
• Apakah SDM bawahan anda sudah mencukupi untuk mengerjakan semua tugas-tugas tersebut?
• Apakah keluhan anda selanjutnya untuk mengatasi masalah dari customer?
• Apakah anda mengeluhkan IK/SOP seperti yang tersaji dalam swim lane terlalu lambat untuk eksekusi?
• Apakah menurut anda antar bidang masih melakukan komunikasi yang bersekat dan hierarchical (by OA dan antar atasan kemudian breakdown ke bawahan)?
• Apakah ketika ada keluhan customer bidang anda sendiri yang terlibat tanpa ada pihak lain yang ikut pembahasan?

Melaksanakan Uji Coba:

Kami mengusulkan kalau IK/SOP komunikasi antar bidang tidak hanya by OA resmi melainkan ada grup bersama antar bidang yang terkait, misalnya untuk keluhan pelanggan adalah bidang O&M, enjiniring dan niaga. Sedangkan untuk masalah pemeliharaan yaitu bidang O&M, enjiniring dan proyek:

• Grup bersama yang saling bertukar info tersebut seperti email grup, WA grup, aplikasi trelo dll sehingga semua bidang langsung tahu dengan segera Ketika ada masalah di bisnis perusahaan
• Ketika masalah dan data sudah ada di O&M, alangkah baiknya mengkomunikasikan langsung terlebih dahulu ke end user enjiniring untuk menentukan deadline dan target lainnya sebelum di OA resmi sehingga lebih realistis hasil yang dipaparkan nanti ke customer
• Pembahasan permasalahan diusulkan dilibatkan semua staff yang terlibat dan unit PLTU ikut juga, tidak hanya atasan saja yang ikut kemudian breakdown ke bawahan sehingga memungkinkan informasi putus atau penyampaian lebih lambat

Feedback Asman O&M dan Asman Enjiniring:

Analisis Feedback:

• Batasan untuk tingkat kepuasan adalah 3.0 sehingga bisa dikatakan prototype yang telah kami paparkan kurang memuaskan dan masih membutuhkan penyempurnaan
• Penilaian kurang ada pada 2 Asman O&M sehingga tingkat penyelesaian masalah masih dianggap kurang memuaskan sehingga perlu digali masukan apa yang seharusnya ada
• Sedangkan Asman enjiniring sudah puas, sehingga dari end user setuju dengan prototype yang telah diberikan

Masukan Asman O&M adalah:

• Perlu melibatkan divisi kinerja & resiko untuk merubah IK/SOP alur komunikasi sehingga tahu apakah sistem sudah pernah dipakai atau belum dahulunya. Divisi kinerja & resiko bertanggung jawab penuhg terhadap alur proses bisnis di perusahaan
• Apakah dengan perubahan alur komunikasi tersebut menjamin sepenuhnya kepuasan customer karena masalah teknis tidak hanya cepat selesai namun juga keakuratan dan mampu dikerjakan
• Ketika semua terlibat dalam penggalian masalah dan suatu saat terjadi audit bisa saja semua lepas tangan karena banyak pihak yang ikut ambil bagian

Langkah yang Harus Kami Lakukan:

• Kembali ke tahap IDEATE, dengan menambahkan masukan dari Asman O&M dengan melibatkan divisi kinerja & resiko untuk konsultasi
• Kami juga melakukan analisis internal di bidang enjiniring apakah selama ini pekerjaan yang diberikan telah akurat dan mampu dikerjakan (executable) sehingga rekomendasi yang diberikan tidak berlebihan dan realistis
• Bilamana perlu ada keluhan internal, kami di enjiniring akan mengusulkan untuk dilakukan training dan sertifikasi sehingga mendapatkan ilmu dan pengakuan ketika melakukan pekerjaan

Related Posts: