Design Thinking adalah sebuah konsep terarah dalam berfikir dan menghasilkan keputusan. Konsep design thinking meliputi: emphatize-define-ideate-prototype-test. Penjelasan singkat akan kami keep karena ini termasuk materi tertutup training dan berikut contoh pekerjaan yang pernah kami lakukan sendiri:
Tahapan design
thinker yang dilakukan peneliti tersebut sebagai berikut:
Peneliti
melakukan survey lapangan dan menemukan banyak masyarakat pinggiran menengah
kebawah memiliki gejala sakit seperti pucat, layu, kurang bergairah
Peneliti kemudian
mencoba menemukan permasalahan yang ada dan setelah digali gejala yang mirip
seperti itu adalah anemia yaitu kekurangan zat besi.
Peneliti
melakukan studi ilmiah dengan browse jurnal untuk mencari alternatif pengganti
zat besi selain dari makanan dan ditemukan adalah besi dari leburan pasir
silika. Di pasaran logam besi umumnya berbentuk kotak dan warna gelap
Zat besi yang
diperlukan tubuh bisa berasal dari logam besi sehingga mulailah penggunaan logam
besi untuk menyelesaikan permasalahan anemia
Peneliti mencoba
menawarkan besi bentuk kotak warna gelap kepada masyarakat untuk menambahkan ketika
dimasak, namun masyarakat takut akan korosi membahayakan kesehatan dan mengurangi
rasa makanan sehingga logam besi yang dibagikan tadi tidak dipakai dan ditaruh
sembarangan begitu saja.
Peneliti Kembali
ke tahap prototype untuk menyusun ulang bentuk. Peneliti mencoba beberapa
bentuk sampai puluhan dan tetap ditolak masyarakat.
Peneliti tidak
kehabisa ide, dia mencoba mengamati perilaku masyarakat yang senang pada ikan
bahkan disakralkan sehingga diakhir peneliti memutuskan untuk membentuk logam
besi menjadi bentuk ikan
Peneliti Kembali ke
tahap test, yaitu mencoba membagi ke masyarakat dan diterima
Bagaimana
kita dapat meningkatkan kolaborasi di tempat kerja?
Tahap yang dilakukan pertama adalah emphatize yaitu kami harus
seolah-olah menjadi customer
Penentuan segmen customer, sebagai berikut:
- Posisi kami di: bidang enjiniring
- Customer/user yang memakai output enjiniring diambil 2 yaitu: bidang
O&M dan bidang niaga
Pemetaan hasil wawancara sebagai berikut:
Meningkatkan
kolaborasi bidang kami (enjiniring) dengan user bidang O&M dan niaga
Tools
berfikir kreatif yang kami lakukan untuk menggali ide menyelesaikan permasalahan
bidang O&M adalah:
Combine
Beberapa
pekerjaan ada yang saling beririsan dan saling terkait antara bidang O&M
dan enjiniring, sehingga memerlukan evaluasi kembali seberapa besar workload
setiap personil di masing-masing bidang. Setelah itu, mengevaluasi kembali alur
transaksi data dan pekerjaan sehingga ketika terdapat penugasan maka akan
diketahui estimasi waktu yang dibutuhkan. Pekerjaan enjiniring berkaitan dengan
resiko teknik sehingga setiap personil harus mendapatkan sertifikasi keahlian
untuk mendukung kepercayaan terhadap customer. Berikut ide-ide yang bisa kami
sampaikan:
- Masing-masing
asman (O&M dan enjiniring) mendata keahlian dan sertifikasi bawahannya (I)
- Setiap
personil masing-masing bidang memberikan estimasi pekerjaan setiap tugas identik
yang pernah dikerjakan (II)
- Setiap
personil masing-masing bidang menulis contact yang bisa cepat dihubungi bila
terjadi tugas dan bisa dipertanggungjawabkan (III)
- Masing-masing
bidang bertukar data yang telah dikumpulkan (IV)
- Manajer
masing-masing bidang menjelaskan alur bisnis komunikasi, kontrak, pengalaman
keluhan customer, pengalaman menyelesaikan pekerjaan, kendala selama
mengerjakan dll ke semua personil O&M dan enjiniring supaya tahu lingkup
masing-masing (V)
- Setiap
personil mengusulkan kebutuhan sertifikasi apa saja untuk mendukung tercapainya
bisa bersaing dengan competitor (VI)
Re-arrange
Jalur
komunikasi antara bidang O&M dengan enjiniring by office automation (OA) antara
manager atau asman sehingga untuk penugasan ke bawahan tergantung pada cepatnya
atasan membuka OA dan mendelegasikan. Kami mencoba mengurutkan proses dari
paling belakang ke depan berdasarkan pengalaman kami sebagai user terbelakang
yang mengerjakan tugas, berikut ide yang bisa kami sampaikan?
- Selain
OA, bidang O&M bisa langsung menggunakan media lain misalnya WA chat ke
manager atau asman enjiniring atau ke personil langsung yang dituju (VII)
- Sebaiknya
sebelum mengirim OA, didiskusikan terlebih dahulu dengan user yang memiliki
kompetensi tersebut sehingga sasaran personil, waktu estimasi dan proses yang
dilakukan bisa lebih optimal (VIII)
- Ketika
bidang enjiniring membutuhkan data ketika mengerjakan setengah jalan sebaiknya
bidang O&M juga cepat memberikan karena cepat tidaknya penyelesaian merupakan
saling sinergi antara 2 bidang (IX)
Matriks Pemilihan Ide
Terbaik untuk Bidang O&M
Scoring beberapa
ide untuk bidang enjiniring ke bidang O&M yang berpengaruh terhadap aspek
yang diberikan sebagai berikut:
Berdasarkan
matriks prioritas dan scoring pembobotan tsb disimpulkan bahwa urutan ide dengan
kriteria mudah dilakukan, penting dan memiliki pengaruh besar yang harus
dilakukan enjiniring terhadap bidang O&M sebagai berikut:
- Masing-masing
bidang bertukar data yang telah dikumpulkan (IV)
- Setiap personil
masing-masing bidang menulis contact yang bisa cepat dihubungi bila terjadi
tugas dan bisa dipertanggungjawabkan (III)
- Selain
OA, bidang O&M bisa langsung menggunakan media lain misalnya WA chat ke
manager atau asman enjiniring atau ke personil langsung yang dituju (VII)
Tools
berfikir kreatif yang kami lakukan untuk menggali ide menyelesaikan permasalahan
bidang niaga adalah:
Adapt
Bidang
niaga dalam ekspansi pasar memerlukan analisis yang kuat tentang persaingan
pasar, strategi tender dan jalinan kuat dengan para customer. Personil niaga
ini kebanyakan bukan orang teknik atau orang yang pernah bergelut ke bidang teknik,
sehingga dalam proses pekerjaan banyak melibatkan bidang lain terutama adalah
enjiniring. Seringkali niaga gagal dalam tender atau penugasan untuk beralih ke
green energy karena beberapa hal, kami selaku enjiniring mencoba menggali
ide-ide agar bisnis perusahaan bisa berkembang sebagai berikut:
- Belajar
dari competitor, ketika penawaran proyek maka CV yang diperlihatkan adalah
keahlian personil yang diakui nasional maupun internasional sehingga enjiniring
agar mampu bersaing sebagai sales technical support seperti tsb harus
mendapatkan sertifikasi keahlian teknik (I)
- Terbuka/membuka
wawasan dengan fluktuatif harga pasar, enjiniring dan niaga harus mampu menganalisis
dan forecasting tentang pasar dan jika diperlukan ada sertifikasi khusus dalam
memperkirakan biaya per item pekerjaan (II)
- Pasar global
sudah mulai merambah ke green energy, sehingga sebelum melakukan penawaran
menyiapkan terlebih dahulu core competency personil terutama enjiniring dengan
mengikutkan training dan sertifikasi dengan tema green energy (III)
Modify
Pada
umumnya, competitor dalam menawarkan pekerjaan ke customer terperinci mulai
dari biaya personil, biaya alat dan uji, biaya bahan dan biaya enjiniring dan comisioning.
Kelemahan niaga dan kami selaku enjiniring adalah untuk detail harga kurang
bisa melakukan perincian, sehingga dengan adanya hal tersebut kami mencoba menggali
ide-ide sebagai berikut:
- Melakukan
strategi modifikasi, dimana niaga harus menerapkan konsep biaya enjiniring free
untuk proyek tahap awal sehingga ketika customer sudah puas maka akan dikaji
ulang untuk detail pekerjaannya (IV)
- Bidang
enjiniring yang dahulu harus menunggu info pasar dari niaga, sekarang
enjiniring juga harus bisa merangkap sebagai sales technical support dan
mencari tahu perkembangan pasar global sehingga bisa menentukan kebutuhan
teknis apa misalnya training dan sertifikasi green energy (V)
- Enjiniring
yang dahulu mengerjakan semua bidang yang ditugaskan, sekarang dibuat focus per
sasaran utama misalnya divisi green energy, divisi sales technical support dan
lain-lain (VI)
Matriks Pemilihan Ide Terbaik
untuk Bidang Niaga
Scoring beberapa
ide untuk bidang enjiniring ke bidang niaga yang berpengaruh terhadap aspek
yang diberikan
Berdasarkan
matriks prioritas dan scoring pembobotan disimpulkan bahwa urutan ide dengan
kriteria mudah dilakukan, penting dan memiliki pengaruh besar yang harus
dilakukan enjiniring terhadap bidang niaga sebagai berikut:
- Belajar
dari competitor, ketika penawaran proyek maka CV yang diperlihatkan adalah
keahlian personil yang diakui nasional maupun internasional sehingga enjiniring
agar mampu bersaing sebagai sales technical support seperti tsb harus
mendapatkan sertifikasi keahlian teknik (I)
- Melakukan
strategi modifikasi, dimana niaga harus menerapkan konsep biaya enjiniring free
untuk proyek tahap awal sehingga ketika customer sudah puas maka akan dikaji
ulang untuk detail pekerjaannya (IV)
- Terbuka/membuka
wawasan dengan fluktuatif harga pasar, enjiniring dan niaga harus mampu menganalisis
dan forecasting tentang pasar dan jika diperlukan ada sertifikasi khusus dalam
memperkirakan biaya per item pekerjaan (II)
Test terhadap Bidang O&M
Daftar Asumsi:
- Bidang O&M adalah asisten manajer (Asman) yang berkecimpung dengan
keluhan customer
- Asman O&M tiap hari melakukan monitoring operasi & pemeliharaan
unit PLTU yang dikelola
- Asman O&M adalah tempat yang dituju oleh teman-teman unit PLTU ketika
ada permasalahan
- Asman O&M tempat berkumpulnya semua data permasalahan
- Asman O&M yang melakukan transaksi data ke bidang lain (technical
support) seperti enjiniring untuk penyelesaian permasalahan
- Asman O&M memiliki keluhan seperti banyaknya prosedur yang dijalani
sehingga kurang lincah bergerak menyelesaikan masalah dan juga mengeluh
terhadap kinerja enjiniring yang kurang on-time ketika ada keluhan dari
customer
Daftar Pertanyaan ke Asman O&M sebagai pengumpul informasi dan
Asman Enjiniring sebagai eksekutor:
- Apakah jobdesk yang anda kerjakan sekarang sesuai KPI yang telah
diberikan?
- Apakah anda merasa workload harian di bidang O&M/enjiniring terlalu
besar?
- Seberapa sering keluhan pelanggan rata-rata per bulan?; Seberapa sering penugasan masalah dari bidang O&M
ke enjiniring rata-rata per bulan?,
- Apakah SDM bawahan anda sudah mencukupi untuk mengerjakan semua
tugas-tugas tersebut?
- Apakah keluhan anda selanjutnya untuk mengatasi masalah dari customer?
- Apakah anda mengeluhkan IK/SOP seperti yang tersaji dalam swim lane
terlalu lambat untuk eksekusi?
- Apakah menurut anda antar bidang masih melakukan komunikasi yang bersekat
dan hierarchical (by OA dan antar atasan kemudian breakdown ke bawahan)?
- Apakah ketika ada keluhan customer bidang anda sendiri yang terlibat
tanpa ada pihak lain yang ikut pembahasan?
Melaksanakan Uji Coba:
Kami mengusulkan kalau IK/SOP komunikasi antar bidang tidak hanya by OA
resmi melainkan ada grup bersama antar bidang yang terkait, misalnya untuk
keluhan pelanggan adalah bidang O&M, enjiniring dan niaga. Sedangkan untuk masalah
pemeliharaan yaitu bidang O&M, enjiniring dan proyek:
- Grup bersama yang saling bertukar info tersebut seperti email grup, WA
grup, aplikasi trelo dll sehingga semua bidang langsung tahu dengan segera Ketika
ada masalah di bisnis perusahaan
- Ketika masalah dan data sudah ada di O&M, alangkah baiknya mengkomunikasikan
langsung terlebih dahulu ke end user enjiniring untuk menentukan deadline dan
target lainnya sebelum di OA resmi sehingga lebih realistis hasil yang
dipaparkan nanti ke customer
- Pembahasan permasalahan diusulkan dilibatkan semua staff yang terlibat
dan unit PLTU ikut juga, tidak hanya atasan saja yang ikut kemudian breakdown
ke bawahan sehingga memungkinkan informasi putus atau penyampaian lebih lambat
Feedback
Asman O&M dan Asman Enjiniring:
Analisis Feedback:
- Batasan untuk tingkat kepuasan adalah 3.0 sehingga bisa dikatakan prototype
yang telah kami paparkan kurang memuaskan dan masih membutuhkan penyempurnaan
- Penilaian kurang ada pada 2 Asman O&M sehingga tingkat penyelesaian
masalah masih dianggap kurang memuaskan sehingga perlu digali masukan apa yang
seharusnya ada
- Sedangkan Asman enjiniring sudah puas, sehingga dari end user setuju
dengan prototype yang telah diberikan
Masukan Asman O&M adalah:
- Perlu melibatkan divisi kinerja & resiko untuk merubah IK/SOP alur
komunikasi sehingga tahu apakah sistem sudah pernah dipakai atau belum
dahulunya. Divisi kinerja & resiko bertanggung jawab penuhg terhadap alur
proses bisnis di perusahaan
- Apakah dengan perubahan alur komunikasi tersebut menjamin sepenuhnya
kepuasan customer karena masalah teknis tidak hanya cepat selesai namun juga
keakuratan dan mampu dikerjakan
- Ketika semua terlibat dalam penggalian masalah dan suatu saat terjadi audit
bisa saja semua lepas tangan karena banyak pihak yang ikut ambil bagian
Langkah yang Harus Kami Lakukan:
- Kembali ke tahap IDEATE, dengan menambahkan masukan dari Asman O&M
dengan melibatkan divisi kinerja & resiko untuk konsultasi
- Kami juga melakukan analisis internal di bidang enjiniring apakah selama
ini pekerjaan yang diberikan telah akurat dan mampu dikerjakan (executable) sehingga
rekomendasi yang diberikan tidak berlebihan dan realistis
- Bilamana perlu ada keluhan internal, kami di enjiniring akan mengusulkan
untuk dilakukan training dan sertifikasi sehingga mendapatkan ilmu dan
pengakuan ketika melakukan pekerjaan
Kutip Artikel ini Sebagai Referensi (Citation):
Feriyanto, Y.E. (2021).
Konsep Design Thinking (Emphatize-Define-Ideate-Prototype-Test).
www.caesarvery.com. Surabaya
Referensi:
Feriyanto, Y.E. (2020). Training & Sertifikasi Design Thinking. Surabaya